Ennakkoilmoitus: Talousjärjestelmän sekä HR-järjestelmän ja palkanlaskentapalveluiden hankinnat (tulevat kilpailutukset)
Hankintaviranomainen
Julkaisu (EU:n EUVL)
Osat
Hankintaviranomaisen kotipaikka
Sektori
Kuvaus
TAUSTAA Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia on syksyllä 2025 julkaissut tietopyynnön ja käynyt markkinavuoropuhelua koskien talous- ja HR-järjestelmien uudistamista. Tietopyynnön julkaisuvaiheessa alustavana lähtökohtana oli, että kokonaisuus kilpailutetaan yhtenä hankintana siten, että käyttöönottoprojekti olisi voitu aloittaa jo vuoden 2026 alkupuolella. Hankinnan valmistelun edetessä suunnitelmia on tarkennettu. Tämänhetkisen arvion mukaan taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon ratkaisut kilpailutetaan kahtena erillisenä hankintana. Ratkaisu perustuu hankintojen valmistelussa tehtyihin tarkennuksiin koskien kokonaisuuksien laajuutta, markkinaa ja toteutustapaa. TULEVAT KILPAILUTUKSET Suunnitellut hankinnat ovat: - Taloushallintopalveluiden ja -järjestelmien hankinta SaaS-palveluna - Henkilöstöhallintojärjestelmä SaaS-palveluna ja palkanlaskenta kokonaispalveluna Hankintojen sisältö ja otsikot voivat vielä muuttua, mutta suunnitelmana on toteuttaa hankinnat erillisinä kilpailutuksina. Hankintayksikön alustavan arvion mukaan molempien hankintojen ennakoidut kokonaisarvot ylittävät EU-kynnysarvon ja hankinnat tullaan toteuttamaan avoimena menettelynä. Tämänhetkisen arvion mukaan molempien hankintojen kilpailutukset käynnistyvät loppuvuodesta 2026. Tarkemmat aikataulut täsmennetään valmistelun edetessä. Hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (L1397/2016). MARKKINAINFO JA TEKNINEN VUOROPUHELU Ennen hankintailmoitusten julkaisemista Omnian suunnitelmana on n. elo-syyskuussa 2026: - järjestää markkinainfotilaisuus, jossa esitellään hankintojen tavoitteet ja etenemissuunnitelmat - tarjota toimittajille mahdollisuus osallistua tekniseen vuoropuheluun, jossa toimittajat voivat kommentoida alustavia hankinta-asiakirjoja Tavoitteena markkinainfolla ja teknisellä vuoropuhelulla on varmistaa markkinoiden riittävä informointi tulossa olevista kilpailutuksista, sekä ennen kaikkea huolehtia tarkoituksenmukaiset ja toteutuskelpoiset vaatimukset molempiin hankintoihin. SEURAAVAT ASKELEET Omnia tiedottaa markkinainfosta ja vuoropuheluista erikseen uudella ennakkoilmoituksella elokuussa 2026. Omnia kannustaa toimijoita seuraamaan ilmoittelua aktiivisesti heti kesälomakauden jälkeen ja varaamaan resursseja osallistumiseen tulevan syksyn aikana.
CPV-koodit
Osat (2)
Hankinnan kohteena tulevat olemaan Omnian taloushallinnon järjestelmät sekä niihin liittyvät palvelut. Kilpailutuksen piiriin kuuluvat Omnian tämänhetkisten suunnitelmien mukaan seuraavat osa-alueet: osto- ja myyntilasku, kirjanpito mukaan lukien käyttöomaisuuden hallinta, talouden suunnittelu ja raportointi, maksuliikenne ja arkistointi, sekä optiona kassatoiminnot sekä likviditeetin hallinta- ja seurantajärjestelmä. Tavoiteaikataulun mukaisesti täysimittainen tuotantokäyttö tulisi pystyä aloittamaan 1.1.2028 ja talouden suunnittelu syksyllä 2027. Käyttöönottoprojektin aikana tulee rakentaa tarvittavat integraatiot sekä kouluttaa henkilöstö järjestelmien käyttöön.
Hankinnan tavoitteena on löytää nykyaikainen ja luotettava palkanlaskennan kumppani, jolta saadaan palkanlaskennan palvelu kokonaispalveluna, laadukas järjestelmäkokonaisuus sekä hyvät käyttömahdollisuudet erilaisille rooleille esim. HR-käyttäjille, esihenkilöille ja työntekijöille. Palkanlaskennan kokonaispalvelulla tarkoitetaan, että palkanlaskennan kumppani tekee palkanlaskennan alusta loppuun ja hoitaa viranomaisraportoinnit sekä muun palkanlaskentaan liittyvän kolmansien osapuolten raportoinnin (sis. palkka-avoimuusdirektiivin vaatimukset) sekä toimenpiteet Omnian valtuutuksella. Myös palkkatositteiden sekä matka- ja kululaskujen arkistointi kuuluu kokonaispalveluun. Hankittava järjestelmäkokonaisuus pitää sisällään HR-järjestelmän, matka- ja kululaskujärjestelmän, palkka-, matka- ja kululaskujen materiaalien arkistoinnin sekä mahdolliset käyttäjien arkea helpottavat sovellukset. Palvelun tulee tukea henkilöstön johtamista, työnantajamielikuvaa ja esihenkilötyötä. Tärkeitä tunnistettuja ominaisuuksia ovat mm. SSO-kirjautuminen, SaaS-ympäristö, GDPR:n mukainen ratkaisu, aktiivinen järjestelmän kehittäminen sekä käyttäjäystävällisyys. Käyttäjien käyttöliittymän sekä palkkapalveluiden käyttökieli on suomi. Tiedon tallentamisen, tiedonhaun ja raporttitiedon tuottamisen tulee olla käyttäjälähtöistä, sujuvaa ja helppoa. Käytettävien järjestelmien ja sovellusten toimintojen tulee aktiivisesti tukea ja ohjata käyttäjiään. Järjestelmään kertyvien tietojen on oltava käyttäjilleen tehokkaasti saatavilla, käyttipä niitä toimistotiloissa tai etätyöskentelyssä. Käyttöliittymän/työpöytänäkymät tulee voida muokata helposti eri käyttötarpeisiin sopiviksi: HR-käyttäjälle, esihenkilölle, taloudelle ym omat tehtävänhoitoa tukevat näkymät. Käyttöönottoprojekti on tarkoitus päästä aloittamaan keväällä 2027. Osana käyttöönottoprojektia toimittaja toteuttaa Omnian nykyisten palkkatietojen siirron uuteen palkkapalveluun ja palkanlaskennan järjestelmiin. Vaatimukset integraatioille tarkentuvat myöhemmin.